명단 두 개 합쳤더니 같은 사람이 세 번씩 들어가 있던 날

여러 부서에서 받은 명단을 하나로 합치는 작업, 해보신 분들은 아실 거예요. 파일을 합치고 나면 같은 사람이 이름만 살짝 다르게, 혹은 완전히 똑같이 여러 번 들어가 있는 경우가 꼭 생깁니다. 저는 예전에 이걸 눈으로 하나하나 확인하면서 지웠는데, 명단이 몇백 행만 넘어가도 사람 눈으로는 반드시 놓치는 게 나옵니다. 실제로 중복을 못 잡아서 같은 사람한테 안내 문자가 두 번 간 적도 있었어요.

이 문제, 데이터 탭에 있는 "중복된 항목 제거" 기능 하나로 해결됩니다.

사용법은 간단합니다

1. 표 안의 아무 셀이나 클릭합니다.
2. 데이터 탭 → 중복된 항목 제거를 누릅니다.
3. 어떤 열을 기준으로 중복을 판단할지 체크박스로 선택합니다.
4. 확인을 누르면 중복된 행이 자동으로 삭제되고, 몇 개가 지워졌는지 알려줍니다.

여기서 중요한 게 3번 단계입니다. 모든 열의 값이 완전히 같아야 중복으로 볼 건지, 아니면 특정 열(예를 들어 사번이나 전화번호)만 같아도 중복으로 볼 건지를 여기서 정할 수 있습니다. 이름은 같은데 부서가 다른 두 사람을 실수로 지우고 싶지 않다면, 기준 열을 신중하게 선택해야 합니다.

지우기 전에 꼭 확인하는 습관

이 기능의 함정은 "실행하는 순간 바로 삭제된다"는 점입니다. 되돌리기(Ctrl+Z)로 복구는 되지만, 파일을 저장하고 닫아버리면 되돌릴 방법이 없습니다. 그래서 저는 실행 전에 반드시 이렇게 합니다.

• 원본 데이터를 다른 시트에 복사해서 백업해둡니다.
• 혹은 조건부 서식으로 중복 값을 먼저 색칠해서, 정말 지워도 되는 데이터인지 눈으로 한 번 확인합니다.

조건부 서식으로 중복 확인하는 방법은 홈 탭 → 조건부 서식 → 셀 강조 규칙 → 중복 값을 선택하면 됩니다. 이렇게 색칠해서 먼저 살펴본 다음, 진짜 지워도 되겠다 싶을 때 중복된 항목 제거를 실행하는 순서를 추천합니다.

완전히 똑같지 않은데 사실상 같은 데이터라면

"홍길동"과 "홍 길동"처럼 띄어쓰기 하나 때문에 다른 값으로 인식되는 경우도 있습니다. 이럴 땐 TRIM 함수로 불필요한 공백부터 먼저 정리한 다음 중복 제거를 실행해야 정확하게 걸러집니다. 저도 이 순서를 몰랐을 때 "분명 중복인데 왜 안 지워지지" 하고 한참 헤맸던 적이 있습니다.

여러 파일이나 부서 명단을 합치는 일이 반복된다면, 이 기능 하나만 손에 익혀둬도 정리 시간이 확 줄어듭니다.