매달 받는 지점별 파일 12개, 복사-붙여넣기 그만하고 싶다면

문제 상황

매달 지점 12곳에서 각자 작성한 매출 파일을 받아서 하나로 합치는 작업을 했습니다. 파일을 하나씩 열어서 데이터를 복사하고, 다음 파일을 열어서 또 복사하고를 반복하다 보면 어느 지점 데이터를 빠뜨렸는지도 헷갈리기 시작합니다. 이전에 다룬 통합 기능으로도 어느 정도 해결되지만, 파일 개수가 많고 매달 반복되는 작업이라면 매번 참조 영역을 새로 지정해야 하는 게 여전히 번거롭습니다. 이럴 때 파워 쿼리를 쓰면, 폴더 하나만 지정해두고 그 안의 파일들을 자동으로 불러와서 합치는 과정 자체를 구조화할 수 있습니다.

해결 방법

1단계: 폴더에서 데이터 가져오기

먼저 지점별 파일들을 전부 한 폴더 안에 모아둡니다. 그런 다음 [데이터] 탭 → [데이터 가져오기] → [파일에서] → [폴더에서]를 선택하고, 파일들이 들어있는 폴더를 지정합니다.

2단계: 파일 목록 확인 후 결합

폴더 안의 파일 목록이 나타나면, 오른쪽 아래 [결합] → [데이터 결합 및 변환]을 클릭합니다. 파일들의 내부 구조(시트 이름, 표 형태)가 동일하다면, 파워 쿼리가 이걸 자동으로 인식해서 하나의 표로 합쳐줍니다.

3단계: 파워 쿼리 편집기에서 정리

결합된 데이터가 파워 쿼리 편집기 창에 뜨는데, 여기서 불필요한 열을 지우거나, 데이터 형식을 정리하거나, 이전에 다룬 데이터 정리 작업(빈 행 제거, 텍스트 형식 통일)을 미리 처리할 수 있습니다.

4단계: 시트에 불러오기

정리가 끝나면 [닫기 및 로드]를 클릭합니다. 그러면 12개 파일의 데이터가 하나의 표로 합쳐진 상태로 시트에 나타납니다.

실무에서 차이 나는 지점

일반 통합 기능과 가장 크게 다른 점은, 다음 달에 같은 작업을 반복할 때 나타납니다. 폴더 안의 파일들을 새로운 달의 파일로 교체한 뒤, 결과 표 위에서 마우스 오른쪽 클릭 → [새로 고침]을 누르면 됩니다. 파일 12개를 다시 하나씩 열어서 복사할 필요 없이, 새로 고침 한 번으로 전체 과정이 자동으로 재실행됩니다. 이전에 다룬 통합 기능은 매번 참조 영역을 손으로 다시 잡아줘야 했지만, 파워 쿼리는 한 번 설정해두면 그 과정 자체가 재사용됩니다.

또한 파일 개수가 늘어나도 상관없습니다. 지점이 12개에서 15개로 늘어나도, 새 지점 파일을 같은 폴더에 넣고 새로 고침만 누르면 자동으로 포함됩니다. 폴더 경로만 고정되어 있다면 파일 개수 변화에 유연하게 대응합니다.

추가 팁

• 파일 이름 규칙을 통일해두면 나중에 편합니다. "1월_서울지점.xlsx"처럼 규칙을 정해두면, 나중에 파워 쿼리 단계에서 파일 이름으로부터 지점명이나 월을 추출하는 열을 추가로 만들 수도 있습니다.
• 원본 파일의 시트 이름과 표 구조가 제각각이면 자동 결합이 실패할 수 있습니다. 이전에 다룬 시트 복사 기능으로 양식을 미리 통일해두는 게 안전합니다.
• 처음 설정할 때는 시간이 좀 걸립니다. 파워 쿼리 편집기 사용법 자체를 익히는 데 시간이 들지만, 한 번 만들어두면 그 다음부터는 새로 고침 한 번으로 끝나기 때문에 매달 반복하는 작업이라면 충분히 투자할 가치가 있습니다.
• 원본 파일 위치나 이름이 바뀌면 연결이 끊어질 수 있습니다. 폴더 경로 자체를 고정해두고, 그 안에 파일만 교체하는 방식으로 관리하는 게 안전합니다.

마치며

파워 쿼리는 처음 설정이 살짝 번거롭게 느껴질 수 있지만, 매달 반복되는 파일 취합 작업이라면 그 이후의 시간을 압도적으로 아껴줍니다. 지점별, 부서별로 나뉜 파일을 정기적으로 합쳐야 하는 업무를 하신다면 한 번 투자해서 익혀두실 만합니다.